Code Compliance Department: Committed to keeping Doral beautiful.
Adam Temple, Interim Code Compliance Director for the City of Doral explains their outreach programs to create more informed and involved citizens.
By: Maria Alejandra Pulgar
The City of Doral is ‘home’ for more than 45,000 people and receives around 200,000 visitors every day. With an increasing amount of residents, it is very important that rules, regulations and ordinances are followed to maintain the health, safety and quality of life.
Born and raised in Miami, Mr. Adam Temple not only works as City of Doral Interim Code Compliance Director but has been a Doral homeowner and resident for more than 8 years. Before that, he was in the Navy and served our country in Afghanistan and many other locations overseas. He attended University of Miami and has worked for the City of Doral since 2006, first as Code Compliance Officer, then as Chief Enforcement Officer and recently was named Interim Director when Mr. Albert Childress was appointed Assistant City Manager. His wife is a teacher in one of the local High Schools.
He feels the city as an extension of his home: “We are Doral thru and thru. I love the city. It is not just that I work here but I live here. I have the best interest obviously to care for the city. I have a young daughter that will hopefully go to school here in Doral. It is great that people invest and think of Doral in a way that not only they want to raise their kids here, but also open their businesses here. I think it is a testament of how well the city has done since incorporation. And we take our job very seriously in the Code Compliance Department”.
Structure and Functions of the Department
“Our mission is to uniformly enforce all the local city codes, Miami-Dade codes and certain Florida codes as well, to preserve and protect the welfare of the Doral community and their quality of life” explains Temple.
The staff of the Department is composed of 9 Code Compliance Officer, the Chief Enforcement Officer, an administrative assistant, a clerk and the Director. Each officer is in charge of a different part of the city, because the idea is they work on developing relationships with the people in the assigned area to ensure compliance of all ordinances and codes.
”In general the Code Compliance people are the first people from the City of Doral or the government that residents or business owners come in contact with. It is important they establish and develop those relationships with the communities, with property managers, and have presence on associations and develop good relationships”.
To establish those relationships, Code Compliance Officers interact with Home Owners Associations and the neighbors in the area, to offer help and coaching on how to keep the standards of a community high, working together towards mutual goals. Temple comments that most of the time HOAs standards and regulations exceed those from the city. It is the coordinated work between the city and the many Home Owners Associations in Doral what makes monitoring Code Compliance in residential areas easier for City Officers.
“Commercial sites are a challenge” says Temple. “People are trying to run a business, so there are all kinds of challenges because of that. To try to keep clean a commercial property there are many factors to take into consideration. There has to be a balance. You do have to enforce the codes but give them every opportunity to comply as we do with the residents”.
The Code Compliance Department works alongside the departments of Police, Building, Public Works and Planning and Zoning to ensure laws and rules are followed, permits are in place and zoning codes are respected. All departments work together focused on keeping Doral beautiful for residents and visitors to enjoy.
The results of that teamwork make Temple proud: “In its current condition, the city is in magnificent shape. One of the first things people say is that it is a beautiful place. And I take that with great pride, because our staff does an excellent job in making sure everything stays nice and improving the property values. I think there are obviously areas to improve, but in most parts I think it is one of the most beautiful areas in all of South Florida and residents and business owners have done an excellent job working with us and making sure Doral is the neatest and cleanest area in all of Miami. As soon as you leave Doral you know immediately”.
Common violations and Code Enforcement process
Essentially the Code Compliance Department enforces all non-criminal codes and violations in the city. The Police Department monitors criminal violations. “Having zoning codes and minimum housing standards, and all these is fine on paper, but if you have no one to enforce them it creates chaos” says Temple.
In the commercial areas of the city there are many businesses making an excellent job complying. “Customers come and want to see a place that looks nice and presentable. Most businesses have done a great job”. But still the officers have to make sure codes are enforced.
The most common code violations in Doral, according to Temple are: “zoning violations, minimum housing standards, property maintenance standards; noise; all sign regulations, especially those related to real state signs or signs in the right-of-way; occupational licenses, certificate of use, illegal vendors and regulations concerning the hours of construction”. The complete catalog of ordinances is listed on the City website.
Compliance violations can be reported by any resident, even anonymously, to the Department through phone calls during regular business hours or by mail, email and the Doral311 mobile application that can be used 24/7. “I guarantee they will get a quick response. If there are noise violations, neighbors can always use 311 but if it is after hours late at night we recommend they call the police who will be able to respond at that time” says Temple. A follow up visit by the Code Compliance Officer will take place the next day to those responsible of the violation.
A case can be initiated by the officers that are constantly monitoring the city or by neighbors or residents that make a report using any of the outlets available.
When a code violation is observed, the officer issues a warning or notice to the responsible party to correct it within a given period of time and most of them are resolved. Sometimes extensions are granted if progress is observed, but if the violation is not corrected within the time frame given, the person responsible receives a citation to appear before a Special Magistrate, who has the ability to impose a new compliance date and fines.
During the month of April 2013, there were 826 code cases initiated in the city, product of 2,146 inspections. Of those code inspections 30 were initiated by the public. According to Temple the amount of cases is usually between 600 and 700 cases in a month; the perfect goal would be to reduce that number because it would mean the department has been effective on their educational and outreach programs within Doral and that residents and business owners are taking responsibility of their community.
Educated neighbors take better care of their city
According to Temple, the majority of those who have committed any kind of code violations have done so due to ignorance of current codes and regulations. “People don’t like to be told what to do on their property, so it is important for our staff to go out there and get to know the community, talk to them and educate them on the codes and why it is important to be compliant with all them. All of our interactions have been mostly positive with the community. People are willing to fix what needs to be fixed”.
Educating the public about code violations helps them become trained observers that help the Department detect any situation around the city. The comprehensive Public Education Program of the Code Compliance Department includes the Citizen’s Academy; neighborhood forums, organized along with the HOAs; distribution of brochures and other handouts both in English and Spanish and other programs like “Keep Doral Beautiful” that recognizes businesses on their efforts to maintain their properties in compliance.
“We have a lot more to do on meeting and educating people on the community. It is very important, because there have been a lot of properties abandoned due to foreclosure and the side neighbors have been affected. Had they known they can call us, we could have taken care of the violations ourselves without letting situations to escalate.”
The Department is putting together a webpage with a complete list of workshops that will take place on the community, including one on hurricane preparedness and several other topics that arise from the questions of the residents. They have seen that those individuals that have participated in their workshops, academies and forums become “an extra set of eyes” for the Department in the streets.
To conclude, Temple has a three-fold message for the community:
“I would say first that we are not bad guys. We have a very good and educated staff that goes out there to help and be a voice to the community, to educate them and work with the people. The second thing would be that residents work with their neighbors and with us to keep Doral being this very beautiful place that will continue to grow, and to help us out to be successful; and the last thing would be ‘Get Involved’ with the government; be informed on what is going on and find out different ways where you can participate and help.”
Comprometidos a mantener hermosa la Ciudad de Doral
Adam Temple, Director Encargado del Departamento de Normas y Procedimientos explica sus programas para estimular la participación ciudadana
Por: María Alejandra Pulgar
En Doral residen más de 45,000 personas y transitan diariamente unas 200,000. Dado el crecimiento proyectado en la población de la ciudad, es muy importante la difusión de las normas, ordenanzas y procedimientos vigentes, para hacerlas cumplir y mantener la seguridad y calidad de vida en la comunidad.
El Sr. Adam Temple, nacido y criado en Miami, está acostumbrado a la diversidad de acentos y culturas y se siente a gusto en Doral, tanto que es propietario y reside en la ciudad junto a su esposa y su hija. Sirvió a nuestro país en Afganistán y varios otros países como miembro de la Armada. A su regreso cursó estudios en la Universidad de Miami; trabaja para la Ciudad desde el 2006, primero como Inspector de Cumplimiento de Normas, luego como Inspector Jefe y recientemente fue nombrado Director Interino del Departamento, después que el Sr. Albert Childress fuera designado Asistente del Administrador de la Ciudad.
Siente la ciudad como una extensión de su casa: “Me encanta la ciudad. Al vivir y trabajar en ella tengo el mayor interés para cuidar que se mantenga. Es excelente que la gente invierta y piense en Doral no solo como lugar de residencia sino como sede de sus negocios. Eso demuestra lo bien que la ciudad ha funcionado y se ha mantenido desde que fue constituida. En el Departamento de Normas y procedimientos tomamos nuestro trabajo muy en serio para que todo se conserve bien ahora y para el futuro”.
Estructura y Funciones del Departamento
“Nuestra misión es hacer cumplir de manera uniforme a todas las normas y ordenanzas de la Ciudad, del condado Miami-Dade y algunas de Florida, para preservar y proteger el bienestar de la comunidad de Doral y su calidad de vida”, explica Temple.
El personal del Departamento se compone de 9 Oficiales Inspectores, un Jefe de Inspectores, un Asistente Administrativo, el Director y su asistente. Cada funcionario es responsable de una zona diferente de la ciudad, porque la idea es que trabajen en el desarrollo de las relaciones con la gente en el área asignada para garantizar el cumplimiento de todas las ordenanzas y códigos.
“En genera el primer contacto que los residentes o dueños de negocio tienen con personal de la Ciudad es con los Inspectores de Cumplimiento. Es importante establecer y desarrollar las relaciones con las comunidades, con los administradores de las propiedades, y tener presencia en las asociaciones de vecinos para asegurar el cumplimiento de las normas de convivencia”.
Para establecer estas relaciones, los Inspectores interactúan con las Asociaciones de Propietarios y los vecinos de la zona, para ofrecer ayuda y asesoramiento sobre la forma de mantener los estándares de seguridad y convivencia, trabajando juntos hacia metas comunes.
Comenta Temple que la mayoría de las veces las normas y reglas de las Asociaciones de Propietarios son aún más exigentes que las de la Ciudad. Es el trabajo coordinado entre la Ciudad y las numerosas Asociaciones de Propietarios de viviendas en Doral lo que facilita a los Inspectores el seguimiento al cumplimiento de las normas en las zonas residenciales.
“Las áreas comerciales representan un reto mayor”, dice Temple. “La gente está tratando de establecer su negocio, por lo que tenemos todo tipo de problemas de infracciones a las reglas. Para tratar de mantener limpia una propiedad comercial hay muchos factores a tener en cuenta. Tiene que haber un equilibrio porque tenemos que hacerles cumplir los códigos con firmeza pero con las mismas oportunidades para cumplir como lo hacemos con los residentes”.
El Departamento de Normas y Procedimientos trabaja junto a los Departamentos de Policía, Construcción, Obras Públicas y Planificación y Zonificación para garantizar que las leyes y las reglas se siguen, los permisos están vigentes y se respetan los códigos de zonificación. Todos los departamentos trabajan juntos enfocados a mantener Doral hermoso para disfrute de residentes y visitantes.
Temple se siente orgulloso de los buenos resultados de ese trabajo en equipo. “Doral está en magníficas condiciones. Una de las primeras cosas que la gente nota de la ciudad es que es un lugar hermoso y agradable. Nuestro personal trabaja con mística y orgullo de manera excelente para asegurarse que todo se mantiene en buenas condiciones, porque eso mantiene y mejora el valor de las propiedades. Es evidente que siempre hay oportunidades de mejora, pero Doral es actualmente una de las zonas más bellas de todo el Sur de Florida. Los residentes y dueños de negocios han hecho un trabajo excelente con nosotros para asegurarse que Doral es el área más limpia y bonita de todo Miami. Tan pronto como usted sale Doral lo nota inmediatamente”.
Infracciones más comunes y el proceso para corregirlas
En esencia, el Departamento de Normas y Procedimientos vela por el cumplimiento de todas las ordenanzas y códigos vigentes y atiende las infracciones no penales, mientras que el Departamento de Policía se encarga de cualquier alteración del orden público o delitos penales.
“Una ciudad puede tener muchos buenos códigos de zonificación, normas de construcción y reglas de convivencia escritas, pero si no tienes a nadie para exigir su cumplimiento se crea el caos” afirma Temple, “para ello están nuestros Inspectores”.
Las infracciones más comunes en Doral, según Temple son: “violaciones a los códigos de zonificación; normas mínimas de habitabilidad; normas de mantenimiento de la propiedad; ruido; ubicación de letreros en la vía de paso; licencias ocupacionales; certificados de uso; vendedores ambulantes y los vendedores y los violaciones a los horarios de tráfico y construcción.”
Cualquier residente o dueño de negocio puede reportar posibles infracciones, inclusive de manera anónima, utilizando cualquiera de los medios disponibles: Aplicación móvil Doral 311 o correos electrónicos a cualquier hora del día; cartas o llamadas telefónicas al departamento en horario de oficina. “Puedo garantizar que obtendrán una respuesta rápida. Si hay problemas de ruido, los vecinos siempre pueden usar el 311 pero si es fuera de horario o tarde en la noche recomendamos que llame a la policía, quienes que serán capaces de responder inmediatamente”, dijo Temple. Una visita de seguimiento a los responsables de la infracción por el Inspector de Normas tendrá lugar al día siguiente.
Los casos también pueden ser iniciados por los oficiales que monitorean constantemente la ciudad o por vecinos quienes informan al Departamento a través de cualquiera de los medios disponibles. El funcionario determina si hay violaciones a las normas y emite un aviso de advertencia al responsable para solicitar que sea corregido el problema en un periodo de tiempo prudencial. La mayoría de los casos se resuelven e inclusive se otorgan prorrogas si el inspector observa progreso en sus visitas de seguimiento. Sin embargo, si el plazo termina y no hay corrección, el responsable recibe una citación para comparecer ante el Magistrado, quien tiene la capacidad de imponer una nueva fecha de cumplimiento y establecer el pago de multas.
Durante el mes de abril de 2013, se abrieron 826 de violaciones a las normas de la Ciudad, producto de 2.146 inspecciones. De esas inspecciones, 30 se iniciaron por un reporte del público. Según Temple, la cantidad de casos es por lo general entre 600 y 700 casos en un mes, el objetivo es reducir ese número progresivamente, reflejando que el departamento ha sido eficaz en sus programas educativos y que los residentes y dueños de negocios están asumiendo la responsabilidad de cuidar y mantener su comunidad.
Los vecinos educados cuidan mejor la Ciudad
Según Temple, la mayoría quienes han cometido algún tipo de infracciones lo han hecho debido a la ignorancia de las normas y reglamentos vigentes. “A nadie le gusta que se les diga lo que debe hacer en su propiedad, por lo que es importante para nuestro personal salir y conocer a la comunidad, hablar con ellos y educarlos sobre las normas y la importancia de cumplirlas. Todas nuestras interacciones han sido positivas y La gente está dispuesta a arreglar lo que haya que arreglar”.
El programa de educación pública del Departamento incluye la Academia de Ciudadanos, foros vecinales, distribución de folletos sobre las normas en inglés y en español y otros programas como ‘Keep Doral Beautiful’ para reconocer las empresas en sus esfuerzos para mantener sus propiedades en buenas condiciones.
El Departamento está elaborando una página web con una lista completa de talleres que se llevarán a cabo en la comunidad, entre ellos uno sobre preparación para huracanes y otros temas que surgen de las preguntas de los residentes. Ellos han visto que las personas que han participado en los talleres, academias y foros se convierten en “un par de ojos extra” para el departamento en las calles.
Temple concluye expresando su deseo que la comunidad vea a los inspectores como un apoyo y no una amenaza. “Contamos con un personal muy bueno y educado que quiere ayudar y ser una voz para la comunidad, para educarlos y trabajar en conjunto. Deseamos que los residentes trabajen con sus vecinos y con nosotros para mantener a Doral hermosa y lo más importante es que los residentes y propietarios se involucren con la Ciudad, que se mantengan siempre informados de lo que sucede para que puedan participar y ayudar. Estamos juntos en esta tarea”.