“The goal of our office is to ensure transparency and open government” Connie Diaz recognized as Certified Municipal City Clerk
By: Maria Alejandra Pulgar, @marialepulgar
“Mayor, you have a quorum”
After taking roll, Connie Diaz opens with that statement every meeting that involves the participation of City of Doral elected officials, being it a regular or special council, zoning or planning meetings or any other gathering.
Those are the occasions where she enjoys the most her job as City Clerk. “Some people ask me what it is I like best of being a City Clerk, and it is working on Council meetings; I thrive for that. You know you are doing something wonderful, seeing legislation being made. When I make the agenda, it starts with a simple memo, and it goes all the way to become an ordinance or a resolution that gets approved. Seeing all that process and the impact a simple request that goes all the way up and is approved can make, sometimes going beyond to the County or the State, those are big things impacting many people, I love that.”
Connie Diaz started her career in public service in 2003 in the City of North Miami Beach, where she gained experience in different aspects of municipal government. She started working in the City of Doral as Assistant to the City Clerk in 2011 and later as Assistant City Clerk. She assumed the challenge of filling in as Interim in December 2014 and by March 2015 was sworn in as a Charter Officer for the City of Doral as City Clerk, after going through an evaluation process that culminated with her selection for the position that she has now been performing for a whole year.
“My first year as City Clerk has been extremely rewarding, both on a personal and professional level. Being able to interact closely with residents and business owners, as well as assisting them with the processes of the City brings me great joy.”
One of the requirements for her designation as City Clerk was obtaining her Certification as Municipal Clerk (CMC) before the end of the year, which she accomplished after more than 120 hours of study and successful completion of an extensive education program. Diaz was recognized for her effort, and received her certificate and pin as member of the Florida Association of City Clerks during the December Council meeting, from her mentor Ms. Pamela Lattimore, Director of the Association.
The CMC certification qualifies Diaz to perform the duties of a City Clerk anywhere in the world. She considers that “obtaining this certification is a declaration that I am proficient in such a key position in the City and that I have demonstrated mastery of skills which are critical to good government practices.”
Time: the biggest challenge
The demands for day-to-day services in the City of Doral have only grown over the years, along with the expansion of the city and the boom in the population. Therefore time to fulfill the many requests received in the City Clerk’s office has become the greatest challenge.
Diaz estimates that in Doral they receive between 80 and 90 records requests every month. Requests processing represents 90% of the work done at her office. The other 10% is handling all the processes and documentation related to Council Meetings, which sometimes include agendas with more than 2000 pages of documents that have to be carefully compiled and organized to allow for the decision making process.
“Prioritizing and making sure the time is well-spent and things are done correctly are the key things for me” said Diaz. However, she considers the workload as the best opportunity to learn on a daily basis, and perfecting her leadership skills to organize the work and “become a better public servant”.
Roles and services provided by the City Clerk office
“Our goal is to ultimately improve and ensure transparency in government as well as provide excellence in customer service.” The different roles that come with the position of City Clerk are: Corporate Secretary of the City; official Secretary of the Legislative body; Official Records Custodian and Supervisor of Elections for all City of Doral municipal elections, a role that will be very active in 2016.
The office provides many services beyond maintaining custody of all documents and records from the City, and responding for records requests: All public meetings have to be duly noticed to allow public participation; also the supervision and certification of municipal elections is done at the office, along with the coordination of Advisory Boards, maintenance of lobbyists registration information, full notary services, including weddings and providing administrative support to the Council.
The importance of record keeping
“Good record keeping helps citizens hold their government accountable, and it is essential in maintaining open government. I am very proud to say that in the City of Doral, the majority of records that are requested are readily available on our website.”
However, public can request information from the City Clerk by email, phone or in person. They have a response time between 24 to 48 hours, depending on the nature of the requests. Most of them are free, unless they require more than 15 minutes of time from City staff to fulfill or if a hardcopy is requested.
The price for requesting public records depends on the nature of the request, the people involved to generate it and the need to provide hardcopies. “Some requests may be a little more time consuming and require staff time in gathering and reviewing the documents, at which point, the requestor is notified of the costs associated with the request.” Once payment is received the request is processed. It is all handled through the Clerk’s office.
“I look forward to continuing to serve the City of Doral, its residents and businesses as City Clerk”, concluded Diaz. “I definitely value everything I have learned here and I hope to continue serving the community for a long time.”
“Nuestro objetivo es garantizar la transparencia del gobierno municipal”
Connie Díaz Recibió Certificación como Secretaria Municipal
Por: Maria Alejandra Pulgar, @marialepulgar
“Alcalde, tiene quorum”
Con esta frase Connie Díaz inicia las reuniones del Concejo Municipal, una vez que ha tomado asistencia. Las sesiones del Concejo son las ocasiones que más disfruta de su trabajo.
“Muchas personas me preguntan qué es lo mejor de trabajar como Secretaria Municipal y yo diría que participar en las sesiones del Concejo. Allí puedes ver cómo se crean las leyes y normas. Cuando preparo la agenda, veo como una idea que comenzó con un simple memorándum puede evolucionar hasta convertirse en una resolución u ordenanza que al aprobarse impacta la vida de muchas personas, en muchos casos más allá del Condado o del Estado.”
Connie Díaz comenzó su carrera en el servicio público en 2003, en la Alcaldía de North Miami Beach. Allí obtuvo experiencia en diferentes aspectos del gobierno municipal. Entró a trabajar como asistente de la Secretaria Municipal de Doral en 2011 y posteriormente fue nombrada Secretaria Municipal Auxiliar. En Diciembre 2014 asumió de modo interino el rol de Secretaria Municipal, hasta Marzo 2015, cuando prestó juramento al cargo, después de pasar un exhaustivo proceso de selección que culminó con su designación a la posición que ha venido desempeñando con éxito desde hace un año.
“Este año en el cargo ha sido extremadamente satisfactorio, tanto en el ámbito personal como el profesional. Trabajar de manera tan cerca con los residentes y empresarios de la ciudad me da mucha alegría, pues puedo apoyarles en su interacción con los proceso de la ciudad.”
Uno de los requerimientos para su designación y permanencia en el cargo fue la obtención, antes de fin del 2015, de la Certificación como Secretaria Municipal (CMC). Díaz asumió el reto, completando el extenso plan de estudios de más de 120 horas a tiempo. Durante la reunión del Concejo del mes de Diciembre Díaz recibió el reconocimiento a su esfuerzo, junto con el diploma y botón que la acreditan como miembro de la Asociación de Secretarios Municipales de Florida.
Esta certificación califica a Díaz para ejercer las tareas de Secretario Municipal en cualquier parte del mundo. “Obtener esta certificación es la comprobación de mi preparación para ejercer esta posición clave en la Ciudad, al haber demostrado mi conocimiento y adecuado uso de las herramientas críticas para aplicar las mejores prácticas de trabajo en sector público.”
El uso óptimo del tiempo es el mayor reto
Con la creciente demanda de servicios en Doral, producto de la expansión de la ciudad y el incremento en la población, la oficina de la Secretaría Municipal debe optimizar el uso del tiempo para cumplir oportunamente con sus requerimientos. Ese constituye el mayor reto para Díaz y su equipo.
Ella estima que su oficina recibe entre 80 y 90 consultas de registros al mes. Procesar estas consultas representa el 90% del trabajo realizado, mientras que el 10% restante incluye todos los procesos y documentos relacionados con las reuniones municipales, muchas de ellas con agendas de más de 2000 páginas de soporte, que deben ser cuidadosamente preparadas y organizadas para apoyar el proceso de toma de decisiones de los Oficiales Electos.
“Manejar prioridades y asegurarnos de usar el tiempo de manera efectiva son factores claves para mi” dice Díaz. Sin embargo, considera que la carga de trabajo es una oportunidad muy valiosa para aprender continuamente y perfeccionar sus habilidades de liderazgo en la organización del trabajo.
Roles y servicios de la oficina de la Secretaría Municipal
“Nuestro objetivo es mejorar cada día y asegurar la transparencia en el gobierno, al igual que proveer excelencia en servicio al cliente.” Aunados al rol de Secretaria Municipal, ella también es la Secretaria Corporativa de la Ciudad; Secretaria oficial del cuerpo legislativo; Custodio de los archivos oficiales y Supervisor de elecciones para la ciudad de Doral.
Más allá de custodiar los documentos y registros de la ciudad y responder a solicitudes de información, la oficina de la Secretaría también: se asegura que todas las sesiones de reunión públicas sean anunciadas para permitir la participación del público; Supervisa y certifica los resultados de las elecciones municipales; Coordina las Juntas Asesoras; Mantiene la información de los cabilderos; Provee servicios generales de notaría, incluyendo bodas y Proporciona apoyo administrativo a los Oficiales Electos.
La importancia de tener Buenos registros
“Un buen registro ayuda a los ciudadanos a monitorear el desempeño de su gobierno. Los registros adecuados son esenciales para mantener un gobierno abierto. Estoy muy orgullosa de decir que en Doral, la mayoría de los registros que se solicitan están disponibles en nuestro sitio web”.
Sin embargo, el público puede solicitar todos los datos que desee por correo electrónico, teléfono o en persona. El personal de Doral tiene un tiempo de respuesta entre 24 a 48 horas, dependiendo de la naturaleza de las peticiones. La mayor parte de ellos son gratuitos, a menos que requieran más de 15 minutos de tiempo de personal de la Ciudad para cumplir la solicitud o si es necesario generar una copia impresa.
“Algunas solicitudes pueden ser un poco más complicadas y requieren tiempo del personal en la recolección y revisión de los documentos; entonces, el solicitante es notificado de los costos asociados con la solicitud.” Una vez que el pago se recibe la solicitud es procesada. Todo se maneja a través de la oficina del Secretario.
“Espero poder continuar sirviendo a la ciudad de Doral, sus residentes y negocios como Secretaria de la Ciudad”, concluyó Díaz. “Definitivamente valoro todo lo que he aprendido aquí y espero seguir sirviendo a la comunidad por muchos años más.”